Sebagai pekerja media, saya sering banget ketemu sama bagian media relations atau humas di acara sekolah atau kampus. Mereka adalah bagian dari tim panitia acara, yang tugasnya berhubungan dengan media, baik cetak, online, radio, maupun televisi.

Sayangnya, menurut saya, peran seorang media relations selama ini masih kurang maksimal. Padahal kalau dimaksimalkan, acara bisa makin sukses!

Nah, kalau kamu kebetulan jadi humas di panitia acara sekolah atau kampus kamu, ini hal-hal yang harus kamu lakukan!

Sebelum Hari-H

1. Riset dulu tentang media yang ingin diajak berpartisipasi, terutama yang diminta jadi media partner. Soalnya setiap media punya karakter, rubrik dan platform yang berbeda-beda, yang bisa kamu manfaatkan untuk promo acara.

2. Kalau udah riset, bikin penawaran yang bagus! Manfaatkan berbagai channel media tersebut semaksimal mungkin.

Contohnya, nih. Banyak panitia acara kampus/sekolah, yang hanya meminta kerja sama ke majalah, online pubication atau radio untuk sekadar meliput acara mereka. Padahal siapa tahu media-media tersebut punya medsos, channel Youtube, rubrik promosi event dan lain sebagainya. Nah, kamu juga bisa minta mereka menayangkan acara kamu di situ.

Jadi sayang banget kalau kamu nggak menyadari “potensi” media tersebut.

3. Konfirmasi undangan yang kamu berikan ke media. Jangan sekadar kirim undangan aja ke media! Kamu harus pastikan, apakah media tersebut akan hadir ke acara kamu? Siapa yang datang? Bisa aja, lho, undanganmu terlewat/nggak sampai.

Kalau kamu memastikan begini, kamu jadi punya catatan, media mana saja yang akan hadir berikut nama perwakilannya. Lumayan lho, bisa jadi database untuk event kamu berikutnya.

Pada Hari-H

1. Temui media tersebut ketika mereka datang. Maka, sebaiknya kamu nggak jauh-jauh dari meja registrasi.

Kenapa sih, harus disambut segala?

Bukan masalah sambutannya sih, tapi ‘kan mereka adalah tamu sekaligus reporter yang mau meliput acaramu. Jadi pastikan mereka nggak kebingungan dan kayak anak hilang saat datang.

Jika ada ID atau goodie bag yang harus diberikan, pastikan mereka mendapatkannya.

Oya, NGGAK PERLU MEMBERI AMPLOP (berisi uang) ke reporter ya! Karena hal ini bisa melanggar kode etik. Kalau memang ada perjanjian kerja sama yang melibatkan pembayaran, sebaiknya selesaikan di kantor media tersebut.

2. Selain memberikan ID press atau ID media partner, tugas kamu sebagai media relation adalah menjelaskan informasi penting seputar acara.

Lebih oke lagi kalau kamu punya ada press release (semacam berita pers mengenai acara yang diadakan), dan rundown kegiatan.

Tapi ‘kan, itu semua sudah dijelaskan panjang lebar di proposal dan undangan?

Yup, tapi kemungkinan besar mereka nggak membawa undangan / propsalnya. Trus, belum tentu lho, reporter itu yang mengurusi proposal atau undangan.

Bisa jadi mereka adalah reporter yang ditugaskan meliput, tapi masih blank tentang konsep acaramu. Atau bisa juga dia meliput banyaaaaak acara pada hari itu, sehingga dia perlu dijelaskan kembali tentang acara kamu.

Apapun itu, menjelaskan acara adalah SOP kamu sebagai seorang media relation.

3. Sebagai panitia, kamu lah yang paling paham tentang acaramu, termasuk hal-hal menarik di dalamnya. Nah, presentasikan hal tersebut kepada media.

Maksudnya, presentasi secara singkat, ya. Intinya, jawab pertanyaan "kenapa acara ini layak diliput’" dan "ada hal menarik apa saja di dalamnya".

Siapa tahu, reporter itu tadinya hanya mau bikin satu artikel pendek tentang acaramu. Tapi karena kamu menjelaskan acaramu dengan lengkap dan menarik, dia jadi bikin beberapa artikel. More publication = GOOD!

Makanya, kamu mesti paham banget informasi tentang acara sekolah atau kampus kamu, plus hafal akun medsos acara serta kampus kamu. Kemungkinan media pengen mention acara kamu di medsos, dan mereka pasti bakal nanya akunnya ke kamu.

Jangan sampai kamu nggak tau, ya.

4. Sebaliknya, Informasikan jika ada perubahan acara/rundown.

5. Biasanya, reporter butuh wawancara dengan pihak panitia. Bisa ketua acara, humas atau bahkan kamu. Yang pasti harus kompeten.

Sampaikan ke pihak media, bahwa mereka bisa mewawancarai pihak panitia.

Setelah Hari-H

1. Kirim email ucapan terima kasih sekaligus semacam release pelaksanaan acara. Ini semacam pengingat dan info yang bisa jadi acuan ketika media ingin memberitakan.

2. Tanyakan kapan acara kamu akan ditayangkan/disiarkan.

(sumber gambar: eccounncil.org, kenthuntfood.com, mediamises.com, canelapr.com)