Pengisi acara alias bintang tamu merupakan salah satu daya tarik ajang pentas seni sekolah/kampus. Tapi, segala sesuatu yang berhubungan dengan bintang tamu bisa tricky banget. Mulai dari selera penonton, harga yang nggak murah, permintaan yang macem-macem, sampai segala kehebohan di hari H.

Untuk mengurangi segala keribetan dan supaya acara lancar jaya, inilah yang hal-hal yang harus diperhatikan seputar bintang tamu.

Menentukan bintang tamu

1. Sesuaikan dengan tema. Kalau temanya ‘90s kamu pilih bintang tamu yang eksis dari tahun ‘90-an atau yang suka bawain lagu ’90-an. Begitupula kalau temanya hiphop atau jazz. Pastikan si bintang tamunya nyambung, ya.

2. Jangan maksain selera pribadi kamu atau panitia. Diskusikan dengan perwakilan kelas, seleb mana yang mau diundang. Atau bisa juga membuka polling.

3. Utamakan bintang tamu yang masih alumni sekolah kamu. Selain mengapresiasi alumni, biasanya mereka lebih welcome dan bisa memberi harga khusus.

4. Kalau sudah punya kandidat bintang tamu, coba riset lebih dalam. Kamu bisa tanya-tanya ke teman dari sekolah/kampus lain yang pernah mengundang mereka. Misalnya, kisaran harganya, trus apakah mereka kooperatif dan apakah performance-nya bagus.

Dari situ, kamu dan teman-teman panitia bisa menyaring pilihan utama bintang tamu.

5. Kalau bisa sih, tampilkan bintang tamu yang nggak biasa atau dengan konsep yang berbeda, biar acaramu bisa beda dari yang lain. Salah satu yang mencuri perhatian adalah penampilan musisi internasional Secondhand Serenade yang jadi bintang tamu di pensi SMAN 2 Bandung.

Pendekatan dan Negosiasi

1. Dekati pilihan utama kalian terlebih dahulu. Kalau mereka nggak available, baru deh ke pilihan cadangan. Jangan sampai, sudah deal tapi dibatalkan pihak panitia, karena lebih memilih bintang tamu lain.

2. Ajak manager/contact person bertemu untuk mempresentasikan acara kalian. Sampaikan kelebihan acara pensi sekolahmu. Misalnya, temanya unik atau ada misi sosialnya.

Ini akan menjadi bahan pertimbangan bagi si bintang tamu. Termasuk pertimbangan untuk negosiasi harga.

3. Negosiasi harga itu wajar, jadi nggak perlu takut tawar-menawar. Asal  tawarannya masih masuk akal dan memang sesuai budget.

Kalau budget kamu nggak besar, kamu bisa menjelaskan ke pihak bintang tamu. Misalnya, sifat acaranya memang sosial, nggak pakai sponsor, atau nggak memungut bayaran ke pengunjung. Ini bisa jadi bahan pertimbangan buat si calon bintang tamu.

4. Selain harga, yang bisa negosiasikan adalah soal riders (list permintaan dan keperluan bintang tamu dan krunya).

Riders ini perlu banget disesuaikan. Soalnya permintaan dan kebutuhan di konser besar, tentu beda dengan di acara sekolah bukan? Misalnya, kalau ada kamar hotel di riders untuk ruang tunggu si seleb, rasanya nggak mungkin ya buat dipenuhi.

Tanyakan saja apa yang harus ada. Biasanya, riders ini sifatnya fleksibel kok, kak!

FYI, standarnya sih, pengisi acara meminta air mineral, konsumsi untuk seluruh kru-nya, handuk (untuk lap keringet setelah tampil), dan apabila minta dijemput dengan mobil, mereka meminta yang menyopir memiliki SIM.

Sedangkan contoh riders yang nggak etis untuk dipenuhi adalah rokok dan minuman beralkohol.

5. Jika sudah deal, tentukan jadwal technical meeting atau meeting lain (jika dibutuhkan).

Di Hari-H

1. Ingatkan jadwal dan tempat acara lagi ke pihak bintang tamu, sebagai reminder.

2. Tugaskan 1 panitia untuk mendampingi (menjadi LO)

3. Pastikan jadwal kedatangan sesuai, kamu bisa cek-ricek dan konfirmasi keberadaan mereka.

4. Pastikan ruang menunggu bersih dan nyaman, dan kebutuhan yang disepakati tersedia.

5. Jika ada kelengkapan yang kurang, atau ada perubahan jadwal, segera jelaskan ke pihak bintang tamu.

6. Tugaskan bagian pengamanan sesuai kebutuhan.

7. Fasilitasi media partner atau media sekolah yang pengen wawancara si bintang tamu.

8. SIapkan plan B jika bintang tamu telat atau ada hambatan

9. Jangan lupa ucapkan terima kasih ke bintang tamu, manager,d an seluruh tim

10. Apapun yang terjadi, kamu dan panitia harus selalu bersikap pantas dan sopan.

Good luck

(sumber gambar: suaramahasiswa.info.com)