Zaman sekarang, mengirim email merupakan aktifitas biasa yang pasti dilakukan dalam urusan sehari-hari. Dari mulai urusan pekerjaan, korespondensi dengan dosen dan teman, sampai protes ke online shop! Hehehe…

Meskipun udah menjadi kebiasaan, ternyata masih banyak anak muda yang belum tahu etika menggunakan email, lho. Akibatnya, mereka jadi terkesan kurang profesional. Apalagi, kalau email yang dikirim terkait sesuatu yang formal dan bukan buat curhat-curhatan ke sesama teman.

Nah, kali ini Youthmanual mau membahas etika dalam mengirim email. Pastikan kamu memperhatikan hal-hal berikut sebelum klik “send” ya, gaes!

1. Pastikan alamat email kamu nggak alay

Menurut pengakuan Kari Beaulieu, seorang manajer pemasaran di situs Her Campus, dia masih aja sering dapat email dari alamat yang super alay. Misalnya, [email protected] atau [email protected]. Alamat email ketika kamu masih duduk di bangku SMP sebaiknya nggak usah dipakai lagi deh, sob. Coba buat akun dengan nama depan dan nama belakang kamu.

Kari menambahkan, alamat email merupakan first impression dari seseorang. Terutama kalau kamu belum pernah berinteraksi di dunia nyata. Makanya, memilih alamat email yang nggak alay jadi penting banget sebagai wujud profesionalitas.

2. Pastikan judul email kamu sesuai isi pembahasan

Kebanyakan anak muda menulis email yang sok akrab dengan judul yang jauh mengimpang dari pembahasan. Misalnya, mereka cuma menulis “Hai, Pak Andri” atau ”Pertanyaan”. Nggak jelas maksud judulnya apa dan apa yang ingin dibahas di email tersebut.

Kalau penerima email kamu orang sibuk, mereka pasti bakal nyuekin email dengan judul seperti di atas. Maka gunakanlah judul yang sesuai dengan pembahasan yang ada di dalam email. Ini juga akan membantu ketika kamu atau sang penerima ingin mencari kembali email tersebut melalui kolom search.

3. Sapa penerima email dengan nama mereka

Untuk menjaga kedekatan emosional di dunia maya, usahakan menyapa penerima email dengan nama mereka di awal kalimat. Misalnya, “Dear Pak Andri” atau “Selamat pagi Pak Andri”. Kalau kamu berniat mengirim email ke sebuah perusahaan atau institusi, maka sebutlah nama institusi tersebut. Misalnya “Halo, Tim Gojek” atau “Apa kabar, Youthmanual?”. Pendekatan seperti ini sangat penting dilakukan untuk menjaga sopan santun dan keakraban.

Oh iya, Ellen Yin, direktur hubungan masyarakat di Ledbetter Inc. menyarankan untuk memperhatikan signature alias tanda tangan ketika kamu menerima email dari seseorang. Gunakan nama yang ada di signature begitu kamu ingin kembali membalas email tersebut.

4. Perkenalkan diri kamu

Banyak anak muda yang sering lupa memperkenalkan diri sebelum menyebut keperluannya dalam menulis email. Misalnya, coba jelaskan dulu siapa kamu ketika ingin menanyakan sesuatu pada dosen. “Saya Dian, mahasiswa Hubungan Internasional semester enam. Saya adalah salah satu mahasiswa di kelas Diplomasi yang Pak Andri ajar. Maksud dan tujuan saya mengirim email ini adalah ingin mengajukan pertanyaan…”

5. Pastikan email kamu tidak bertele-tele dan jelas jika ingin meminta sesuatu

Jangan terlalu banyak basa basi dalam mengirim email. Maka pastikan email kamu mudah dipahami, singkat dan padat. Jelaskan tujuan kamu dan apa yang kamu butuhkan. Tentu aja dengan bahasa yang tetap sopan ya, gaes. Misalnya, “Bisakah saya mendapat laporan tersebut jam 1 siang ini?” atau “Saya membutuhkan buku tersebut untuk menyusun makalah saya. Bisakah kita bertemu di perpustakaan jam 1 siang ini?”. Email dikirimkan untuk menyingkat waktu dan follow up korespondensi jarak jauh. Jadi kalau email kamu nggak jelas, ujung-ujungnya kamu harus mengirim banyak email dan komunikasi jadi nggak efektif.

6. Hati-hati dalam menggunakan “Reply All” dan “CC”

Meredith Frazier, seorang ahli hubungan masyarakat, menjelaskan pastikan kamu klik “reply all” ketika membalas email yang melibatkan banyak orang. Jangan sampai ada yang tertingal dalam korespondensi email tersebut. Selain nggak sopan, informasi bisa nggak tersampaikan dengan baik.

Sebalikya, kalau ternyata email yang dikirimkan memang mengharuskan kamu hanya reply dan cc ke orang-orang tertentu, maka perhatikan satu persatu alamat email tujuan. Jangan sampai ada alamat yang ikut masuk.

7. Pastikan kamu membaca ulang email supaya nggak banyak typo dan dokumen sudah dilampirkan

Last but not least, membaca ulang email sebelum dikirim hukumnya WAJIB! Ini untuk memastikan nggak ada kesalahan penulisan alamat penerima, judul, nama orang, salah ketik dan penggunaan bahasa yang tepat.

Selain itu, kalau ada dokumen yang ingin dilampirkan, jangan lupa untuk attach dokumen dengan judul yang tepat. Always double check, gaes!

(Sumber gambar: marketingland.com, quickmeme.com, tumblr.com)