Kalau kamu tergabung dalam organisasi di luar kelas, seperti OSIS atau BEM, sudah pasti kamu bakal banyak terlibat dengan berbagai acara tahunan yang diadakan oleh sekolah / kampus kamu. Mengadakan acara sekolah / kampus dengan sukses adalah impian semua anak muda. Pengalaman ini bakal jadi pengalaman nggak terlupakan seumur hidup.

Apa aja, sih, yang harus kamu lakukan supaya acara sekolah / kampus kamu bisa sukses? Intip rahasianya di sini!

Persiapan

1. Buat susunan panitia yang mantap dan solid

Membuat kepanitiaan untuk sebuah acara itu nggak bisa dengan asal tunjuk orang, lho. Pastikan anggota kamu memang tertarik untuk bekerja di sebuah divisi kepanitiaan acara sekolah / kampus. Kasih tahu mereka, menjadi panitia inti di sebuah acara bukanlah hal mudah. Ada tanggung jawab besar yang harus kalian pikul sama-sama.

Saran saya, bentuk kepanitiaan berdasarkan bakat atau passion setiap anggotanya. Misalnya, jangan paksa si A untuk jadi tim keamanan kalau memang dia nggak mau. Atau sebaliknya, jangan menghalang-halangi seseorang untuk jadi Seksi Humas atau Media Relations cuma karena ada sentimen pribadi.

2. Buat susunan acara dan proposal sponsorship yang menarik

Waktu jadi OSIS dulu, setiap harus bikin konsep acara, saya bisa memikirkannya sampai berhari-hari. Konsep acara memang harus dipikirkan dengan matang, agar seru dan menarik.

Trus, untuk bisa membuat proposal yang kece, kamu sendiri harus percaya bahwa acara sekolah / kampus yang kamu buat adalah acara yang keren dan bakal sukses. Buka forum diskusi dengan teman-teman panitia, dan tampung semua ide. Kalau perlu, ngobrol, deh, sama senior-senior yang sudah lebih berpengalaman. Pikirkan cara mengeksekusi ide-ide tersebut dengan baik.

Kalau susunan acara kamu udah oke, tuangkan ke dalam proposal yang unik dan berbeda. Ingat, jangan asal copy-paste dari proposal tahun lalu atau nyontek dari Internet, ya. Proposal adalah senjata utama kamu dalam menjalin kerja sama dengan berbagai pihak, lho. Maka proposal menarik adalah langkah awal kesuksesan acara kamu.

3. Promosi, promosi, promosi

Selain mengandalkan media partners, todong juga teman-teman di kelas untuk bantu mempromosikan acara sekolah / kampus kamu. Jangan lupa, zaman sekarang, media sosial ampuh banget sebagai ajang promosi. Saran saya, buat hashtag spesial supaya acara kamu gampang diingat.

Selain lewat media sosial, kamu juga bisa mempublikasikan acara sekolah / kampus kamu di berbagai situs acara seperti adaacara.com, seputarevent.com atau bahkan ke situs kesayangan kamu ini, youthmanual.com. Kalau acara kamu cukup menarik, kita bakal dengan senang hati membantu mempromosikannya!

Pelaksanaan

1. Jaga koordinasi tim dengan baik

Pastikan setiap orang bekerja di divisi masing-masing yang telah disepakati. Biasanya, kalau acara sedang berlangsung, tensi darah panitia jadi rada naik ya, gaes. Nah, untuk menghindari konflik atau berantem, jangan lupa berdoa pas briefing di awal acara dan ingatkan bahwa panitia juga harus HAVE FUN!

2. Buat semua orang merasa berarti

Semua orang yang terlibat dalam acara kamu punya peranan yang penting. Maka perlakukanlah semua orang—mulai dari teman-teman sesama panitia, pengisi acara, audience, sampai tukang bersih-bersih—dengan baik. Kalau seseorang merasa diperhatikan dan diperlakukan dengan baik selama acara, pasti dia bakal senang dan berusaha membuat acara kamu makin berjaya!

Setelah Acara Berlangsung

1. Kirimkan ucapan terima kasih ke pihak-pihak yang telah membantu penyelenggaraan acara

Ini adalah hal remeh yang biasanya lupa dilakukan oleh panitia. Setelah acara berlangsung, sisihkan waktu dua hari untuk mengirimkan ucapan terima kasih ke pihak-pihak yang telah membantu penyelenggaraan acara. Saran saya, kirim lewat e-mail bakal lebih praktis. Pastikan ucapan terima kasihnya personal, dan nggak cuma berupa e-mail blast.

2. Evaluasi acara

Buat saya, evaluasi bukan sekedar review kesuksesan dan kekurangan sebuah acara. Evaluasi juga merupakan momen untuk merayakan dan mengucapkan terima kasih secara personal kepada semua teman-teman panitia. Nggak masalah acaranya sukses atau gagal, kamu tetap bisa mengadakan "perayaan" kecil-kecilan bareng-bareng, misalnya, ngerujak atau pesan pizza rame-rame. Buat dekorasi yang bikin semangat, dan catat segala hal menarik dari acara yang kamu selenggarakan, untuk menjadi cerita turun-temurun ke junior kamu.

(sumber gambar: fabmosphere.com, printlinellc.com, youthmanual.com, quotesgram.com)