Walaupun kamu bukan tipe orang yang terlalu suka berorganisasi, mahasiswa biasanya nggak lepas dari yang namanya rapat. Apalagi kalau kamu memang senang berorganisasi, dan seringkali jadi ketua. Wah, memimpin rapat bisa jadi urusan rutin kamu tiap minggu!

Meski begitu, nggak semua orang senang rapat, karena rapat—apalagi di Indonesia—seringkali sangat bertele-tele dan nggak efisien. Akibatnya, setiap kali harus rapat, tim kamu susaaaah banget dikumpulin. Rapat pun lambat dimulai, lambat diakhiri juga. Males, deh.

Sebuah survei yang dilakukan oleh resourcefulmanager.com terhadap 950 karyawan di Amerika pada tahun 2015 menyebutkan, satu hal yang paling nggak mereka sukai ketika rapat adalah karena ada 1-2 orang yang mendominasi rapat (38.3 persen).

Di sisi lain, para responden juga bilang bahwa mereka nggak suka kalau peserta pada yang nggak siap, sehingga rapat menjadi nggak efisien (30,9 persen). Males, dong, kalau sebuah rapat bisa berlangsung lama, namun nggak ada hasil atau kesimpulannya?

Kalau kamu sering berperan jadi ketua rapat, kamu harus mampu menciptakan rapat yang produktif, agar tim kamu bersemangat dan terpacu mengerjakan tugas-tugas mereka.

Berikut beberapa tips yang bisa kamu ikuti!

1. Susun jadwal, topik, agenda, dan tujuan rapat

Sebelum mulai rapat, tentukan dulu topik dan hal-hal / sub-topik yang mau kamu bahas. Jaga agar rapat nggak ngobrol ngalor-ngidul nggak jelas!

Trus, tentukan juga tujuan rapatnya. Apakah dalam rapat ini, kamu bakal…

• Memberikan tugas satu arah, lalu meninggalkan tim kamu untuk melaksanakan tugas tersebut,
• Atau membuka open discussion, di mana kamu dan tim harus menentukan solusi dan kesimpulan di akhir rapat?

2. Tentukan peserta rapat dengan seksama

Sebelum menyebarkan “undangan” rapat lewat grup, pikirkan siapa saja orang yang harus hadir dalam rapat. Nggak perlu undang orang yang sebenarnya nggak berperan atau nggak relevan dalam topik rapat kamu, karena nanti mereka akan merasa merasa kehadirannya sia-sia.

Mampu menentukan anggota rapat yang tepat, tuh, skill penting yang harus dimiliki seorang ketua rapat / organisasi, lho!

3. Mulai dan akhiri rapat dengan tepat waktu

Patuhi jadwal dan agenda rapat yang sudah dibuat, dan lakukan dengan konsisten. Kalau kamu bilang rapat harus mulai jam 10, ya harus mulai jam 10, walaupun angotanya belum datang komplit. Kalau kamu bilang rapat harus selesai jam 12, berarti jam 11.30 kamu harus mulai “menggiring” anggota rapat untuk menentukan solusi dan kesimpulan.

Yakin, deh, tim kamu bakal bersemangat menghadiri rapat, kalau kamu punya reputasi sebagai seorang ketua yang selalu memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu. Hal ini juga menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu mereka.

4. Matikan gadget!

Buat peraturan bahwa peserta rapat dilarang pegang gadget, selama rapat berlangsung.

Kalau peserta rapat hadir membawa tablet, ponsel, laptop, atau apapun dengan akses Internet, dijamin, mereka akan sulit fokus karena malah asyik main medsos, browsing, atau chatting.

5. Follow-up

Selesai rapat, setiap peserta mungkin punya pemahaman yang berbeda terhadap kesimpulan rapat yang mereka baru hadiri. Wajar, kok. Nah, agar semua peserta punya pemahaman yang sama, buat notulen (catatan) pada setiap rapat. Lalu kirim notulen tersebut ke semua anggota rapat, seenggaknya 24 jam setelah rapat berlangsung.

Pembuatan notulen ini juga berfungsi untuk mengingatkan peserta tentang kesimpulan rapat, sehingga rapat kalian nggak sia-sia.

(sumber gambar: meetingmagic.co.uk, workboard.com, if.its.ac.id)